バイト面接のメール返信マナー｜面接日程の承諾・変更など例文付きで解説
バイトやパートに応募した後、面接の日時などの連絡がメールで届くことがあります。ここではメール返信のマナーや、面接の日程調整や日時の承諾・変更をする際の書き方、メール送信の常識的な時間帯など、メールに関する疑問を解決します。
【目次】
メール返信の基本マナー
▼返信タイミングのマナー
・返信は半日から1日以内にする
・深夜早朝の返信はなるべく避ける
▼返信方法のマナー
・件名はRe:で元のを残す
・元の文章も履歴として残す
・全員返信で送る
▼返信文面のマナー
・宛先は受信したメールにある会社名、担当者名を書く
・担当者名が不明な場合の名前は「採用担当者様」と書く
・！？…など記号は使わない
・末尾に氏名と連絡先を署名で入れる
バイトの応募先からのメール返信は、半日以内を目安に少なくとも1日以内にすることが望ましいです。返信の際は、関係者全員に履歴を残すことが大切なので、受信したメール文面も残し、宛先も㏄に入っている全員含めるようにします。
件名も、アルバイト応募の返信だとすぐわかるように、そのままRe:で返信するようにしてください。文面の最後には署名を入れ、宛先、社名、担当者名、日時に間違いがないかを確認してから送信しましょう。
ケース別｜メール返信の例文
ここからは、面接の日程調整、何か質問がある、面接を辞退するなどのケース別にすぐ使えるメール返信の例文を紹介します。
もらった面接日程で承諾する場合
応募先から届いたメールの日程で確定する場合は、承諾する旨を伝えます。書き方は、「了解しました」ではなく「承知しました」が正しい敬語です。
【件名】
Re:面接希望日時の件
【本文】
株式会社○○商事 人事部 XX様
先日アルバイトに応募しました○○です。
このたびは面接日程のご連絡をいただきありがとうございます。
面接日時、頂いた日程で承知しました。
○月○日○○時に○○に伺います。★
当日は、何卒よろしくお願いいたします。
―――――――――――――
〇〇 〇〇（氏名）
〒000-0000
〇〇県〇〇市〇〇町0-00-0
tel：090-0000-0000
e-mail：000000＠0000.jp
―――――――――――――
★面接の日時や場所を復唱する
もらった面接日程が都合が悪い場合
指定された日時と都合が合わない場合は、返信のお礼とともに、面接に行ける日時を複数こちらから提示します。
【件名】
Re:面接希望日時の件
【本文】
株式会社 ○○商事 人事部 XX様
先日アルバイトに応募した○○です。
このたびは面接日程のご連絡をいただきありがとうございます。
大変申し訳ございませんが、いただいた日時での都合がつかず、
次の日にちの中でご調整頂けるところはございますか。★
・○月○日（×曜日） ○○時以降
・×月×日（×曜日） ×時～×時の間
・△月△日（×曜日） △時以降
上記でのご調整が難しい場合は、再度、候補日程をご連絡いただけますと幸いです。
何卒よろしくお願いいたします。
―――――――――――――
〇〇 〇〇（氏名）
〒000-0000
〇〇県〇〇市〇〇町0-00-0
tel：090-0000-0000
e-mail：000000＠0000.jp
―――――――――――――
★日程は指定された日の前後で複数の日時を書く
面接希望日を自分から提示する場合
応募先から面接希望日を聞かれた場合も、複数日程を提示します。バイト先への移動時間も考慮して余裕のあるスケジュールを記入するように心掛けましょう。
【件名】
Re:面接希望日時の件
【本文】
株式会社○○商事 アルバイト採用担当者様
先日アルバイトに応募しました○○です。
このたびは面接のご連絡をいただきありがとうございます。
面接ですが、下記の日程でご都合のつく時間はありますでしょうか。★
××月××日（×曜日）15：00～18：00
××月××日（×曜日）終日
××月××日（×曜日）終日
上記でのご調整が難しい場合は、ご都合のつく日程をご連絡いただけますと幸いです。
お忙しい中大変恐縮ですが、ご返信いただけますと幸いです。
―――――――――――――
〇〇 〇〇（氏名）
〒000-0000
〇〇県〇〇市〇〇町0-00-0
tel：090-0000-0000
e-mail：000000＠0000.jp
―――――――――――――
★ 日程は指定された日の前後で複数の日時を書く
面接を辞退する場合
他のバイトの面接を受けて採用が決まったなど、面接そのものを辞退する場合は、なるべく早く先方に伝えます。面接まで2日以上ある場合にはメールで問題ありませんが、前日など、面接日が迫っている場合には電話で伝えるのが確実です。どちらの場合も、せっかく調整してもらったことへの謝罪の気持ちを伝えることが大切です。
＜電話で伝える場合＞
「明日の〇時から面接をしていただく予定の〇〇（姓）と申します。直前で大変恐縮なのですが、他でアルバイトが決まってしまったため、面接を辞退させていただきたくご連絡いたしました。お忙しい中、日程調整をしていただいたのに申し訳ございません」
＜メールで連絡する場合＞
【件名】
Re：面接希望日時の件
【本文】
株式会社○○商事 人事部 XX様
00月00日（曜日）00時に面接のお時間をいただいております〇〇です。
直前のご連絡となり大変恐縮ですが、 (1)
他でアルバイトの採用が決まったため、今回の面接は辞退させていただきたくご連絡いたしました。
貴重なお時間を割いていただいていたのにも関わらず、大変申し訳ございません。 (2)
誠に勝手なお願いとなり恐れ入りますが、何卒ご理解いただけますと幸いです。
―――――――――――――
〇〇 〇〇（氏名）
tel：090-0000-0000
―――――――――――――
(1) 理由をはっきり書く
(2) 相手へのお礼とお詫びをする
面接前に質問がある場合
面接当日に向けて、持ち物や服装など、事前に確認したいことがある場合も、担当者にメールで聞いて問題ありません。
【件名】
アルバイト面接についてのご質問（氏名）★
【本文】
株式会社 ○○商事 人事部 XX様
00月00日（曜日）00時にアルバイトの面接のお時間をいただいております〇〇です。
面接当日は、履歴書以外に持参するものはございますか。
他にもありましたら教えて頂けると幸いです。
お忙しいところ恐れ入りますが、
どうぞよろしくお願いいたします。
―――――――――――――
〇〇 〇〇（氏名）
〒000-0000
〇〇県〇〇市〇〇町0-00-0
tel：090-0000-0000
e-mail：000000＠0000.jp
―――――――――――――
★「用件（氏名）」のようにわかりやすいシンプルな件名にする
後日、日程変更が必要になった場合
一度確定した面接日程を、後から変更したい場合は、当日や前日などの直前であれば電話で変更をお願いしてみましょう。メールだと担当者に見てもらえない場合もあるので、電話で直接伝えるのが確実です。確定した面接日まで2日以上ある場合は、メールで連絡して問題ありません。
＜電話で伝える場合＞
「明日の（本日の）〇時から面接をしていただく予定の〇〇（氏名）と申します。直前で大変恐縮なのですが、事情によりお伺いすることができなくなりまして、別の日に変更をお願いすることは可能でしょうか？」
＜メールで連絡する場合＞
【件名】
アルバイト面接の日時変更のご相談（氏名）（1）
【本文】
株式会社○○商事 人事部 XX様
00月00日（曜日）00時にアルバイトの面接でお時間をいただいております〇〇です。
授業の関係で、予定日時にお伺いすることが難しくなり、
大変恐縮ですが、面接の日程変更をお願いしたく、下記日時の中で再度ご調整いただくことは可能でしょうか。 (2)
〇月〇日（月）18:30以降 (3)
✕月✕日（水）10:00～12:00
△月△日（木）13:00以降
ご多忙の中、お手数をおかけしますが、ご検討いただけますと幸いです。
何卒よろしくお願いいたします。
―――――――――――――
〇〇 〇〇（氏名）
〒000-0000
〇〇県〇〇市〇〇町0-00-0
tel：090-0000-0000
e-mail：000000＠0000.jp
―――――――――――――
(1) 変更の相談だと伝わる件名にする
(2) 日程変更の要件を端的に書く
(3) 元の面接日前後で複数の日程を提示する
※それまでの本文も下に残しておく
そのほかメール返信Q&A
相手からのメール、どこまで返信すべき？
基本的には、送信先の相手に伝えたい内容が伝わった事が確認できた時点で返信を止めて問題ありません。
例えば、面接の日程調整のメールの中で、自分が送った日程希望に対して、採用担当者から「その日程でお待ちしています」と返信をもらったら、その後は返信しなくてもOKです。ただ、相手のメールで終わるのが気になる場合は「ありがとうございます。それでは〇月〇日〇時にお伺いいたします。どうぞよろしくお願いいたします」と復唱して終了しても構いません。
送信後、間違いに気が付いたらどうする？
メール内の書き間違いに気づいたら、件名の冒頭に「【訂正】Re：〇〇〇」と、【訂正】を付け足して改めて返信します。本文では、あいさつ文の後に「先ほどお送りしたメールに誤りがありましたので、訂正したものをお送りいたします。面接希望日時 〇月〇日 〇時～」と訂正します。書き終えたら、件名、文面を見直して誤りがないか確認して送信します。
深夜・早朝の返信は本当にNG？
ビジネスマナーとしては、メールを送る時間帯は、会社や店舗の就業時間内に送信するのが基本です。ただ、アルバイトの応募返信のメールであれば、日付をまたいでいない時間帯なら、気にするところは少ないでしょう。時間調整して返信が遅くなるくらいなら、遅い時間でも送った方がよい事の方が多いです。
了解、の正しい言い方は？
相手のいう事を承諾することを指す「了解」は、ビジネスの場や目上の人には一般的に使いません。「了解」の丁寧語である「かしこまりました」「承知いたしました」を使います。
メールに気づかなかった場合はどうする？
応募先からのメールに気づかず、返信が遅くなった場合は、ひと言謝罪の言葉を添えましょう。「気づかなかった」と理由を入れると言い訳のように見えてしまうので、シンプルに謝罪だけを述べます。
＜返信が遅くなった時の書き出し例＞
アルバイトに応募いたしました〇〇です。
返信が遅くなりまして、大変申し訳ございません。★
この度は、面接日程のご連絡をありがとうございました。
（以下続く）
メールの返信が来ない場合はどうする？
相手から日時の提示があり、それに対して希望日程を送ったにも関わらず返信がない場合は、まず返信メールを見逃していないか、迷惑メールフォルダに入っていないかを確認します。それでもない場合、2日待っても返信が来ていなければ再度メールを送りましょう。
先日、面接の希望日時を〇日〇時～とお送りいたしましたが、この日程でよろしいでしょうか。
お忙しい中恐縮ですが、ご返信頂けますと幸いです。（署名）
※更新履歴：
2016年1月20日
2021年8月24日
2023年8月18日
2024年4月1日